Syglo jako centralna platforma zarządzania zgłoszeniami i działaniami następczymi

W dzisiejszym świecie rosnące wymagania dotyczące ochrony danych osobowych, zgodności z przepisami prawa, oraz potrzeba szybkiego i skutecznego reagowania na naruszenia stawiają przed organizacjami nowe wyzwania. System Syglo, zaprojektowany do zarządzania zgłoszeniami naruszeń, stanowi doskonałe narzędzie nie tylko do obsługi zgłoszeń sygnalistów, ale również jako swoisty CRM (Customer Relationship Management) dla zarządzania zgłoszeniami i pracą zespołów ds. obsługi naruszeń. Dzięki bogatemu, prosto zaprezentowanemu zestawowi funkcji i zintegrowanym mechanizmom zarządzania, Syglo znacząco wspomaga codzienną pracę jednostek powołanych do zarządzania zgłoszeniami.

Kluczowe zalety systemu Syglo do zarządzania działaniami następczymi

1. Zarządzanie zgłoszeniami w jednym, centralnym systemie

Syglo działa jako platforma umożliwiająca scentralizowane zarządzanie wszystkimi zgłoszeniami naruszeń. Każde zgłoszenie, dokonane w dowolnej formie może być łatwo rejestrowane w systemie i przypisywane odpowiedniej osobie delegowanej do koordynacji sprawy w zespole ds. obsługi zgłoszeń. Dzięki temu zespoły nie muszą polegać na ręcznym zarządzaniu dokumentami czy e-mailami, co minimalizuje ryzyko utraty danych i przyspiesza czas reakcji. Syglo pozwala zachować całość informacji o zgłoszeniu i podjętych krokach w jednym miejscu.

Podobnie jak klasyczny system CRM, Syglo umożliwia zarządzanie pełnym cyklem życia zgłoszenia. System Syglo pozwala na:

• śledzenie zgłoszenia od momentu jego rejestracji lub wpływu za pośrednictwem platformy,
• przypisywanie zgłoszenia według podziału odpowiedzialności koordynatorowi i odpowiednim zespołom,
• monitorowane na każdym etapie procesu badania przedmiotu zgłsozenia i działań następczych,
• generowanie protokołów dotyczących zgłoszeń i podjętych działań następczych, wraz z wnioskami i rekomendacjami zespołu ds. obsługi zgłoszenia.
• generowanie raportów zbiorczych dotyczących rejestru zgłoszeń.

Dzięki przejrzystemu interfejsowi, zespół odpowiedzialny za obsługę zgłoszenia ma pełen wgląd w postępy w obsłudze naruszeń oraz w podejmowane działania wyjaśniające, następcze i naprawcze.

2. Bezpieczeństwo danych

Syglo zapewnia wysoki poziom bezpieczeństwa przetwarzanych danych, co jest kluczowe w kontekście zgłoszeń dotyczących naruszeń, które często obejmują dane wrażliwe. Wykorzystując zaawansowane mechanizmy szyfrowania (np. AES-256), system gwarantuje, że zgłoszenia i działania następcze są chronione przed nieautoryzowanym dostępem. Dodatkowo, każda operacja w systemie jest zapisywana, co umożliwia dokładne monitorowanie, kto i kiedy miał dostęp do zgłoszeń.

3. Pełna zgodność z regulacjami

System Syglo jest zaprojektowany z myślą o zgodności z przepisami prawa dotyczącymi ochrony danych osobowych, w tym RODO, przepisami ustawowymi dotyczącymi ochrony sygnalistów oraz dostosowaniu sposobu działania do wewnętrznych procedur danej firmy czy instytucji publicznej. Automatyczne raportowanie i dokumentacja działań związanych z naruszeniami ułatwiają spełnienie obowiązków raportowych wobec organów nadzorczych.

Syglo, jako system CRM do zarządzania zgłoszeniami naruszeń i rejestrem zgłoszeń, znacząco ułatwia pracę zespołów odpowiedzialnych za obsługę naruszeń. Automatyzacja procesów, scentralizowane zarządzanie danymi oraz funkcje raportowania sprawiają, że organizacje mogą szybciej reagować na incydenty, minimalizując ryzyko oraz skutki naruszeń. Syglo nie tylko wspomaga zgodność z przepisami prawa, ale także zwiększa efektywność operacyjną zespołów zarządzających zgłoszeniami.

W celu wdrożenia Syglo w organizacji zapraszamy do umówienia konsultacji z koordynatorem wdrożeń platformy Syglo.