Obowiązki proceduralne związane z wdrożeniem ustawy o ochronie sygnalistów w przedsiębiorstwach obejmują kilka kluczowych elementów, które mają na celu zapewnienie skutecznego i bezpiecznego systemu zgłaszania naruszeń. Przedsiębiorstwa muszą stworzyć ramy prawne i organizacyjne, które zagwarantują poufność oraz ochronę sygnalistów przed działaniami odwetowymi.

1. Regulamin zgłaszania naruszeń

Każde przedsiębiorstwo powinno opracować i wdrożyć wewnętrzny regulamin, który będzie szczegółowo określał proces zgłaszania naruszeń. Dokument ten powinien jasno określać, jakie działania można zgłaszać, jak zgłaszać naruszenia i w jakim czasie przedsiębiorstwo powinno zareagować na zgłoszenia. Warto również podkreślić znaczenie ochrony tożsamości osób zgłaszających oraz wdrożenie odpowiednich środków, które zapobiegną działaniom odwetowym.

2. Bezpieczny system przyjmowania zgłoszeń

Przedsiębiorstwo musi wdrożyć wewnętrzny, bezpieczny kanał przyjmowania zgłoszeń. Może to być system elektroniczny, linia telefoniczna lub formularz online. Kluczowe jest zapewnienie pełnej poufności zgłoszeń i możliwości anonimowego zgłaszania naruszeń. Ochrona danych osoby zgłaszającej ma tutaj pierwszorzędne znaczenie.

3. Osoba odpowiedzialna za zgłoszenia

Przedsiębiorstwo powinno wyznaczyć osobę lub zespół odpowiedzialny za przyjmowanie, przetwarzanie i analizowanie zgłoszeń. Zadaniem tej osoby będzie także współpraca z organami ścigania, prowadzenie postępowań wyjaśniających i dbanie o zgodność działań z przepisami o ochronie sygnalistów.

4. Zgodność z przepisami o ochronie danych

Wszystkie zgłoszenia zawierają dane osobowe, dlatego przedsiębiorstwo powinno dostosować swoją politykę ochrony danych do przetwarzania informacji od sygnalistów. Kluczowe jest określenie, kto ma dostęp do tych danych, jak długo będą przechowywane i jakimi środkami są chronione.

5. Szkolenia i informowanie pracowników

Przedsiębiorstwo musi zapewnić pracownikom odpowiednią wiedzę na temat nowego systemu zgłaszania naruszeń. Szkolenia i działania informacyjne pomogą zwiększyć świadomość obowiązków wynikających z ustawy oraz zachęcą pracowników do korzystania z dostępnych kanałów zgłoszeń w bezpieczny sposób.

6. Dokumentacja systemu

Poza regulaminem, przedsiębiorstwo powinno przygotować pełną dokumentację dotyczącą funkcjonowania systemu zgłaszania naruszeń. Dokumenty te mogą obejmować instrukcje obsługi, wytyczne dotyczące przetwarzania zgłoszeń oraz techniczne zabezpieczenia systemu.

7. Rejestr zgłoszeń

Przedsiębiorstwo ma obowiązek prowadzenia rejestru zgłoszeń. Powinien on być odpowiednio zabezpieczony i zawierać informacje o dacie zgłoszenia, rodzaju naruszenia oraz podjętych działaniach.

Wartość wdrożenia systemu Syglo

W tym kontekście warto rozważyć wdrożenie kompleksowego systemu takiego jak Syglo, który oferuje pełen pakiet usług – od zaprojektowania, wdrożenia, utrzymania systemu, aż po doradztwo i wsparcie w codziennym zarządzaniu procesem. System ten jest odpowiednio zabezpieczony, zgodny z przepisami prawa i zapewnia pełną ochronę danych osobowych sygnalistów.

Logonet oferuje również pomoc w przygotowaniu niezbędnych dokumentów, co sprawia, że cały proces jest prostszy i bardziej efektywny dla przedsiębiorstwa.

Dzięki wdrożeniu systemu Syglo przedsiębiorstwa nie tylko spełniają wymogi prawne, ale także zwiększają zaufanie wśród pracowników i innych interesariuszy, pokazując, że dbają o transparentność i zgodność z przepisami.