Ochrona sygnalistów w jednostkach samorządu terytorialnego: Proces wdrożenia, obowiązki i regulacje prawne

Ochrona sygnalistów jest kluczowym elementem poprawy przejrzystości i zgodności z prawem w jednostkach samorządu terytorialnego (JST). Ustawa z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów, będąca implementacją unijnej Dyrektywy 2019/1937, wprowadza szczególne obowiązki, które JST muszą wdrożyć, aby chronić osoby zgłaszające naruszenia prawa. W tym artykule przyjrzymy się wymogom prawnym, procedurom, jakie należy wprowadzić, oraz korzyściom płynącym z zastosowania zintegrowanego systemu ochrony sygnalistów.

Jeden system dla miasta lub gminy

Miasta i gminy mogą wprowadzić jeden wspólny system zgłaszania nieprawidłowości, obejmujący zarówno jednostki samorządowe, jak i ich jednostki podległe, np. szkoły, ośrodki kultury czy jednostki komunalne. Dzięki temu wszystkie zgłoszenia mogą być centralnie rejestrowane i przetwarzane, co gwarantuje efektywność zarządzania. Podział ról i uprawnień w systemie zapewnia, że każdy koordynator ma dostęp tylko do zgłoszeń dotyczących swojej jednostki, co z kolei gwarantuje poufność i zgodność z wymogami prawnymi. Jest to nie tylko efektywne, ale i kosztowo korzystne rozwiązanie, które zwiększa transparentność działań administracyjnych.

Kluczowe akty prawne i regulacje

Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 zobowiązuje państwa członkowskie do ustanowienia minimalnych norm ochrony sygnalistów. Dyrektywa ta wprowadza konieczność tworzenia kanałów zgłaszania naruszeń zarówno wewnątrz organizacji, jak i na zewnątrz, do odpowiednich organów krajowych, takich jak Rzecznik Praw Obywatelskich. W Polsce dyrektywa została wdrożona za pomocą Ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów, która obowiązuje od września 2024 roku.

Co musi zrobić JST?

Jednostki samorządu terytorialnego, jak i ich jednostki podległe, muszą spełnić szereg wymogów wynikających z ustawy. Kluczowe obowiązki obejmują:

• Opracowanie procedur zgłaszania naruszeń. JST musi opracować wewnętrzne procedury umożliwiające zgłaszanie nieprawidłowości. Procedury te muszą określać, kto jest odpowiedzialny za przyjmowanie zgłoszeń, jak ma wyglądać kontakt z sygnalistami oraz jak należy postępować ze zgłoszeniami anonimowymi.
• Ochrona sygnalistów. Osoby dokonujące zgłoszeń muszą być chronione przed wszelkimi działaniami odwetowymi, takimi jak zwolnienia, degradacje czy mobbing. Sygnaliści są chronieni prawnie od momentu dokonania zgłoszenia. Ochroną objęci są także osoby trzecie, jak współpracownicy lub krewni.
• Rejestr zgłoszeń. JST muszą prowadzić rejestr zgłoszeń wewnętrznych, który dokumentuje wszystkie zgłoszenia wraz z ich datami oraz działaniami podjętymi w odpowiedzi. Jest to kluczowe dla transparentności i kontroli.
• Procedury wewnętrzne i zewnętrzne. Oprócz zgłoszeń wewnętrznych, sygnaliści mają prawo zgłaszać naruszenia zewnętrznie do odpowiednich organów publicznych, takich jak Rzecznik Praw Obywatelskich.

Zakres zgłaszanych naruszeń

Zgłoszenia mogą dotyczyć szerokiego zakresu naruszeń, obejmujących m.in. korupcję, zamówienia publiczne, przeciwdziałanie praniu pieniędzy, ochronę środowiska, bezpieczeństwo produktów, ochronę zdrowia publicznego oraz naruszenia danych osobowych. Ważne jest, aby sygnaliści mieli uzasadnione podstawy sądzić, że informacje, które zgłaszają, są prawdziwe.

Sankcje za niewdrożenie przepisów

Zgodnie z ustawą, podmioty, które nie wdrożą wymaganych procedur zgłaszania naruszeń, mogą zostać ukarane grzywnami lub innymi sankcjami. Sankcje dotyczą również osób, które utrudniają dokonywanie zgłoszeń lub stosują działania odwetowe wobec sygnalistów.

Wartość wdrożenia systemu Syglo

Wdrażając zintegrowany system, taki jak Syglo, JST może zautomatyzować procesy zgłaszania naruszeń i zapewnić pełną zgodność z przepisami. Syglo oferuje:

• Bezpieczne kanały zgłaszania, które umożliwiają zarówno zgłoszenia jawne, jak i anonimowe, przy zachowaniu pełnej poufności danych.
• Scentralizowane zarządzanie zgłoszeniami dla wszystkich jednostek podległych JST, co ułatwia monitorowanie i przetwarzanie zgłoszeń.
• Oszczędność czasu i zasobów, dzięki automatyzacji procesów i redukcji ryzyka proceduralnych błędów.
• Doradztwo na etapie tworzenia procedury i dokumentów.
• Pakiet wsparcia z zakresu zasad przyjmowania i rozpatrywania zgłoszeń od sygnalistów. W ramach niego zobowiązujemy się w czasie trwania Umowy do zapewnienia naszym Klientom bieżącego wsparcia w zakresie udzielania odpowiedzi i konsultacji dotyczących aspektów organizacyjno-prawnych obsługi sygnalistów. 

Podsumowanie

Jednostki samorządu terytorialnego muszą dostosować swoje procedury do wymogów ustawy o ochronie sygnalistów, implementując zintegrowany system zgłaszania naruszeń, który będzie działał zarówno w JST, jak i w jednostkach podległych. Wdrożenie systemu takiego jak Syglo pozwoli na spełnienie wymogów prawnych, ochronę sygnalistów oraz usprawnienie procesów administracyjnych.